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写好合同五十招(转载)

作者:jnls 日期:2011-06-19 18:47:40 人气:

http://www.jnls.com.cn    济宁律师

  新世纪的到来,要求我们在法律实践中应该多用电脑和互联网,不过,诉讼成本还是那么地高,面对日益竞争激烈的违约诉讼,律师每月开出1万美元的账单也是常有的事。合同中的每一个字,每一个词,每一句话,都意味着潜在的输或赢,换句话说,押在这上面下的赌注也很大,所以,在起草合同时要把握两条原则:小心谨慎和深思熟虑。
  然而,起草合同的确又是法律实践中一件有意思的事儿。大约三年前,也是在这样一个会议上,我提出了合同起草的50招。本文在那些招数的基础上,结合一些新的工具和技能,推出了下面这个新版本,但愿它们能帮助你起草无可挑剔的合同,让你的客户免受诉讼的困扰。
  这些招数适用于各种合同,比如,办公租赁合同、不动产合同、买卖合同、劳动合同、设备租赁合同、婚前协议。同样,如果你不想让你在诉讼中所起草的和解条款与协议再起争议的话,也可以参考一下这些招数。另外,通过了解这些招数,你就会明白,起草合同,清晰、的简明是多么地重要。本文的附录提供了一些简单的法律文书范本,这将有助于你理解这些招数。
 
    第一部分:在动笔之前
    1、要求你的客户列出合同交易的要点,也可以说是合同的清单、目录或概述。这一招首先帮助你的客户弄清合同的重点所在。
    2、让你的客户提供一些假设可能发生的情况。好的合同不仅能够预见到许多可能发生的情况,而且还能清楚地描述出发生这些情况后合同双方的立场。和客户聊这些情况将有助于你发现一些你可能没有考虑到的问题。
    3、请求你的客户提供类似的合同。通常情况下,客户都保留着过去的交易记录或者是类似合同。
    4、在办公室的电脑中或是在因特网上搜索类似的合同范本。通常你会在你的电脑上找到你想要的东西,这些类似的合同范本要么是你给其他客户准备的,要么是你和其他的律师共同协商起草的。使用这些旧合同可以为你节省时间和避免打印错误,不过,用这些合同范本时别忘了替换掉老客户的名字。
    5、从书中或者是光盘上获取合同范本。典型的合同范本在一些范例书中都可能找到:比如西方法律文书(全国版)佛罗里达州文书期刊,另外,在有些论文和佛罗里达州律师协会的法律继续教育出版物中也可以找到一些。起草合同时,你可以把这些范本当做原始资料,利用其中某些典型的条款和措词。更为方便的是,许多论文和书中的合同范本都有电子文本储存在磁盘或光盘中。
    6、如果没有特别申明,不要让你的客户在意向书上签字。有时候,在合同未准备好之前,客户为了表示诚意,往往急于签署某些东西,当然,在这种情况下,如果客户急于签署的是有特别申明的意向书,这也是可以的,但一定要注明:本意向书并非合同,只是双方为了更好地沟通协商,而拟定的对未来条款的概述。类似意向书的范例见附录C。
 
    第二部分:开始起草合同
    7、从简单、的典型的合同入手。附录A就是一个简单、的典型的合同,它提供了一个合同的基本支架。像房子一样,一个合同必须有一个牢固的根基。
    8、在合同的第一段要写清楚双方的名称,这是个简单而又不得不引起重视的问题。如果是个人,要写清姓和名,中间有大写字母和其他身份信息的,也要注明,例如:jr.,M.D等等;如果是公司,为避免弄错,写名称时可以到公司注册地的相应机构去核对一下。
    9、确定合同双方的别称(简称)。为便于阅读,一般要在合同的第一段为双方弄一个别称,如:将詹姆士.马丁简写为“马丁”。
    10、使用法定术语作为双方当事人的别称时,要小心。除非一方当事人在法定上就是承包人,否则不要将“承包人”作为其别称。同样,除非你想让一方当事人成为法定上的代理人,否则不要称其为“代理人”,如果坚持要用,最好明确一下代理范围并找到其他可以避免将来争执的方案。
    11、在合同的第一段要为书写签约时间留下空格。把签约时间放在第一段,当合同签署后,你就能够很容易地找到它,而且,这样做还可以给你在其他相关文件中准确地描述这个合同提供帮助,范例如:不动产买卖合同,订立于2000年12月20日
    12、书写引述语。引述语是指那些放在合同主体前面的“鉴于”条款。书写此类条款的目的是为了让读者(通常指合同双方,法官,陪审团)很快地了解到合同的主要内容是什么,合同双方是谁,以及他们为什么签订合同,等等。当然,合同主体的第一段也可以加上引述语并陈述其是真实准确的,如果这样做了,合同双方将来就不会争执:引述语作为合同的一部分是否具有法律效力?
    13、按逻辑顺序列出合同段落的标题词。合同的段落是按一定的逻辑顺序组织起来的,当然,你并不需要一下子列出所有段落的标题词,想到多少就写多少,不过,这些标题词要力求总结出每个段落或相关段落的内容。比如:撰写劳动合同时列出的标题词就像下面这些:
引述语,聘用,职责,期限,赔偿。
    14、在撰写每一段时要注意内容集中,不要东拉西扯,是的,这很简单,你可能上小学时就学过,但我还是要提醒你,要集中火力,一段一段地分别说明合同双方同意做什么,不同意做什么。
    15、放一个便笺簿在手边,以便记下需要添加的条款。在书写合同的同时,你可能随时会想到一些需要添加条款、措词和问题,要尽快记在便笺簿上,因为他们太容易忘了。另外,你最好将客户列出的要点和一些类似的合同范本也放在眼前,以便在书写过程中随时查对。
    16、除非是为了更清晰地说明问题,否则不要在合同中重复陈述某个内容。将一个事实来回地说很容易让人模棱两可。如果你将一个概念重复地解释,那理解起来就更有困难。另外,如果你想通过一个例子来阐明一个难以理解的概念或规则时,一定要考虑到其所有的含义、这个例子的准确性以及它和概念的相符性。
 
    第三部分:撰写时的注意事项
    17、标题上注明“合同”两字。不要为碰运气而忽略这个。如果你的客户需要合同,就要注明是合同。一个仍在联邦法院里任职的法官就曾经裁定:有双方签字,但标有“建议书”的文件并非合同。这给我们的教训就是,你怎么想,就应该怎么说。如果你想让你的文件成为具有法律效力的合同,就要在标题中注明“合同”字样。
    18、写短句子,因为短句子比长句子让人更容易理解。
    19、用主动语态而不用被动语态。相对而言,主动语态的句子更简短,措词更精练,表达更明白。还是让我们来来看一个例子吧,主动语态的句子:卖方将把此物卖给买方;被动语态的句子:此物将被卖方卖给买方。
    20、不要用“双周”之类的词,因为这有可能产生歧义----是两周还是每隔一周?类似的词还有“双月”,所以最好这样写:“两周”或“每隔一周”。
    21、不要说“活动着的白蚁和有机体”之类的话,为了避免模棱两可,最好这样写:“活动着的白蚁和活动着的有机体”或是“白蚁和活动着的有机体”。当一组名词(如“白蚁和有机体”)前有一个修饰语(如“活动着的”)时,你一定要弄清楚这个修饰语是修饰两个名词还是仅仅修饰第一个名词。如果是修饰两个词,可以用排比的手法分别在这两个词之前加上修饰语,如果你只想修饰一个名词,那么你就应该把这个词放在这组词的最后,然后在它的前面加上修饰语。
    22、不要说“出租人”和“承租人”。这对一个租赁合同来说是些不好的别称,因为他们容易被颠倒或者出现打印错误。可以用“房东”和“房客”来代替他们。同样,在合同中也不要说留置权人和留置人,抵押权人和抵押人,保证人和被保证人,许可人和被许可人,当事人A和当事人B......到底怎么说,这就要看你驾驭语言的能力了,不过,要把握的一条原则,即在整个合同中,对合同一方只能用一个别称。
    23、使用术语“本文(herein,也可译为“在这里”)时要当心。为了避免含糊不清,使用“本文”时最好特别申明一下“本文”是指整个合同,还是指其所在的某一段落。
    24、写数目时要文字和阿拉伯数字并用,如:拾(10)。这将减少一些不经意的错误。
    25、如果你想用“包括”这个词,就要考虑在其后加上“但不限于.....”的分句。除非你能够列出所有被包括的项,否则最好用“但不限于....”的分句,来说明你只是想举个例子。
    26、不要依赖于语法规则。那些你在学校里得到的语法规则并不是放之四海而皆准的东西,因为有权力来解释此合同的法官或陪审团成员学的语法规则可能和你学的不一样,但不管学的是什么规则,撰写合同都要遵循一个基本原则:简洁、明确。检测你写的东西是否达到这个要求有个好办法,那就是去掉所有的句号和逗号,然后去读它。在没有标点符号的情况下,选择正确的词语放在正确的位置上,这将使你写出来的东西更简明,更流畅。
    27、不要创造词语。合同文书不是创造性的作品,也就不能因为意思的细微差别而引起思考或争论。合同文书应该是清晰、直接而准确的。因此,要使用普通的词语,表达普通的意思,为普通人撰写合同。
    28、用词一致。在一份销售合同中,如果你想用“货物”来指整个合同的标的物,就不要时而称它们为“货物”,时而又改称它们为“产品”。保持用词一致性比避免重复更加重要。不要担心这会让读者打瞌睡;你应该提防的是对方律师会因为含糊不清的合同而将你告上法庭。
    29、在文法和标点符号上保持一致。你可能学过许多不同类的文法和标点符号规则,但在使用它们时最好保持一致。要特别注意句末的引号、时间和地点之后的逗号以及文风的相似性。
    30、可以在合同中加入准据法、审判地、律师费等条款。有了这些条款,一旦合同引起诉讼,你就已经为了你的客户打这场诉讼战准备了一些“弹药”。类似的条款见附录A和B。
    第四部分:要为法官和陪审团考虑
    31、要假设合同的读者是一个受过教育的外行,如果你书写的合同简明得连一个外行都能理解,那么即使到了法庭上,你也不用害怕。
    32、强调一个合同术语可以这样做:加上双引号并将其开头的字母大写。将一个词语的开头字母大写表明你想让它有一个特别的意思。下面有两个定义术语的例子:
一.本合同中使用的“货物”("Goods")是指买方已经同意向卖方购买的货物;
二.本合同中买方同意向卖方购买的拾(10)只平底锅,即下文中的“货物”("Goods")。
    33、第一次使用某个术语时就要下定义。定义合同术语不是在合同的开头,也不是在合同的结尾,而是在这个术语第一次出现的时候,这样做,有利于读者更好地理解合同。
    34、勤于解释合同中的术语和概念。要记住合同双方的当事人可能会理解合同中某些专用术语,但法官和陪审团却可能一无所知。所以撰写合同时要让合同自己为自己释义。
    第五部分:书写时要常和你的客户沟通
    35、所有的合同都应该有一封说明书——用来告诉你的客户如何使用和签署合同。
    36、告诉客户你在撰写过程中的一些想法。比如:哪些事情可能会随着交易变得很遭,哪些事可能会在将来发生,哪些事情已经发生了,哪些可以让事情朝好的方向发展的方法.....你最好在给客户的说明书中都将这些都写上。
    37、告诉客户合同的风险所在。在撰写合同时,你最好向客户说订立合同需要承担的风险和能够得到的利益。通常情况下,只要你花时间来起草合同,你就会发现真正的风险在哪里。
 
第六部分:完成初稿后做什么
    38、核实合同的拼写情况、段落序号以及上下文的注解,你可以自己手动来做,也可以用文字编辑软件中的拼写和语法检查功能来完成,特别是自从有了微软的word软件后,做这样的工作你似乎不要费多少精力(但机器有时也不可靠,如果你不看仔细,它就会把"per stirpes"改变为 "per stupid")。现在,这类专业的软件甚至可以帮你检测到合同中没有释义的术语,如:Corel公司专门为法律办公开发的文字处理软件包中的DealProof软件,还有可供word97和word2000下载安装的DocProofReader软件。
    39、让你的秘书或者助手阅读你草拟的合同。你的同事不仅能通过文字处理软件来帮你检查到你没有查到的拼写和语法错误,而且他们还能发现你起草时没有察觉到的矛盾和混淆之处。
    40、在合同上注明“第一稿于200年6月22日”,第一稿完成后,可能还要草拟几个版本,为了避免他们之间相互混淆,最好在每份草稿首页的顶部注上序号和起草时间。另外,在每一个版本的封面上注明“草稿”字样,也能够避免你那急躁的客户不等到最后的定稿文本就急于签字。
    41、让你的客户读你草拟的合同。你的客户读第一稿,可以确保你的起草的东西和客户的愿望相符。
    42、在电脑中将草拟的合同多保存几个复件。如果你将第一稿合同存了两份在电脑中,那么其中的一份可以用来存档,另一份则可以用来继续修改。用来存档的文件可以命名为“合同.草1”。用来修改的文件可以命名为“合同”。以此类推,以后修改的版本就命名为“合同.草2”,“合同.草3”,等等。带“草”字的扩展名表示此合同是草拟版本。(当然,你可能不经常用DOS下的WordPerfect 5.1软件,我是经常用的,你也可以用一个较长的文件名来清楚地表达出草拟合同的名称、的编号及起草时间,范例如:“史密斯.琼斯于2000年6月22日草拟的第二版合同”。)
    43、将当前的草拟版本和以前的版本进行比较。如果你存了很多合同的草拟版本,那么你就可以很容易地用文字处理软件或者是CompareRite软件来比较分析两个合同版本。当你用软件比较“合同.草1”和“合同.草2”两个版本时,最好将软件的分析结果打印出来送给客户看,让他知道变化在哪里。
    第七部分:怎样打印和签署最后的定稿合同
    44、用24磅的铜板纸而不是用20磅的复印纸来打印合同。用厚一点的纸不仅复印副本很容易,而且,它被保存的时间也要长一些。
    45、打印整个合同要用同样的纸,如果打印过程中纸发生了改变,一定要用同样的纸再打印一次。这样做,对方就不会说合同在签署后被偷换了。
    46、最好用蓝墨水而不是用黑墨水来签署合同,因为蓝墨水可以很容易地让人区别出哪个是合同正本,哪个是影印副本。
    47、让双方在每页合同上签字,这样做可以避免有人怀疑合同签署后被更改过。
    48、在合同签名栏的下方留下一些空白行,以便合同双方和见证人填写他们的名字和地址。这样,一旦合同引起纠纷,就能很容易地找到证人。要记住,一般的商业租赁需要两个见证人。
    49、签名者如果是公司官员,一定要写上他们的职务和其所在公司的名称。不这样做就可能导致这个官员个人承担责任。签约代表签名的正确方法如下:

ABC公司,佛罗里州分公司

签约代表:________________

公司总裁:史密斯.琼斯

    50、根据公证法增加公证条款,Concluding Advice最后的忠告。

 

 

 

 

 

 

 

 

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